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ご退職された方へ 各種証明書の発行

各種証明書の発行手続きについて

郵送によるお申込のみ受付いたします。

電話・FAX・E-mail、ご来社によるお申込、受取りは一切受付ておりません。郵送による受付となります。
 ※在職中の方は所属長にお申し出ください。ここでは、退職された方向けの案内をしています。

申込方法

1. 証明書発行申請書に必要事項をご記載のうえ、以下に記載の必要書類等を同封し、
  封筒の表面左下に「証明書申請」とご記載の上、株式会社ハルス本社までご郵送ください。
  ご記入漏れ・必要書類の不足等がある場合、証明書の発行ができない場合があります。

2. 必要書類が到着し、内容の確認後14日以内に発送いたします。
  証明書の即日発行はいたしかねますので、期日に余裕をもってお早めにご申請ください。

3. 提出先(使用目的)が不明の場合、発行いたしかねます。

※労働基準法等に基づき、各種人事関連の書類の保管を、ご退職後5年としております。
 (令和4年時点では平成28年以前のご退職者様の各種書類につきましては溶解処理等をおこなっています。)
 よって、ご退職日から5年以上の期間がある場合、各種証明書の内容により、発行できない場合もございます。
 予めご了承ください。


必要書類について

1. 証明書発行申請書
2. 証明書の用紙(所定の用紙・様式がある場合)
3. 返信用封筒(宛先明記・切手貼付)

※同封書類の詳細については、下記1~3をご参照ください。
1.「証明書発行申請書」

必要事項(住所・氏名・生年月日・日中連絡がとれる電話番号等)をご明記の用紙をご同封ください。
※発行申請書はこちらからダウンロードできます。
※退職された方で姓や住所が変更されている方は、必ず現・旧をご記載ください。
 また、現・旧の繋がりがわかる証明書類を同封ください。

2.証明書の用紙

証明書の提出先より書式を入手し、1部コピーをしてください。
コピーしたものに、記入例としてご自身で分かる範囲をご記入ください。
氏名、住所、電話番号、生年月日、勤務開始~終了日、施設名・職種、受験資格コード、職種コード、
施設種類コードなど。
証明書の提出先より書式を入手した原本は、空白のまま、送付ください。

3.返信用封筒(宛先明記・切手貼付)

定形(長3封筒) 84円 
  (証明書用紙が3枚~8枚になる場合94円・9枚以上は不可)
定形外 規格内(角2封筒) 120円
  (証明書が10枚以上になる場合140円)

郵送先

〒463-0012
名古屋市守山区茶臼前5番10号
株式会社ハルス 総務・証明書担当

確認・注意事項

当社では、退職月の翌月25日前後に以下の通り発送しています。
当社から発送
 「支給明細書」「源泉徴収票」
当社が委託する社会保険労務士からの発送
 「離職票」(雇用保険加入者のみ) 
該当する書類、証明書につきましては、ご依頼前に、今一度お手元に無いかご確認ください。

※ご退職後5年以上の期間がある場合、各種証明書が発行できない場合もございます。
※即日発行は致しかねます。1,2週間ほどの余裕を持って、ご依頼ください。
 特に、就業内訳等は過去データの確認に時間を要します。
 2週間以上のお時間を頂く場合がありますので、ご注意ください。
※一部書類につきましては、書式等を同封いただきましても、各種団体から提供された
 ファイルやソフトを利用し作成させて頂く場合もございますので、予めご了承ください。
※雇用保険被保険者証について、お問い合わせいただくことが多くありますが、当社では、
 加入手続き完了後(在職中)にお渡ししています。よって、退職時には、お渡しするものが有りません。
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